La transformation numérique résonne dans tous les secteurs, et la pharmacie d'officine ne fait pas exception. Pour de nombreux pharmaciens belges, cela peut sembler intimidant.

Cependant, il s'agit d'une évolution essentielle : intégrer la technologie en pharmacie non pas par simple nouveauté, mais pour obtenir des améliorations concrètes en matière d'efficacité, de soins aux patients et de viabilité à long terme.

Les attentes des patients évoluent. Ils sont habitués au confort du numérique et attendent une accessibilité similaire de la part de leurs prestataires de soins de santé, y compris de leur pharmacien de confiance.

Cette évolution, associée à la tendance vers des soins de santé intégrés, rend l'adoption du changement numérique non plus optionnelle, mais indispensable.

Cette adoption stratégique est une pierre angulaire de la vision Pharmacie 2030 du GPUE (Groupement Pharmaceutique de l'Union Européenne), en particulier de son pilier numérique.

Pour les pharmacies belges, cela signifie tirer parti de l'innovation numérique pour répondre aux besoins changeants des patients, optimiser les flux de travail et consolider le rôle de la pharmacie en tant que pôle de santé essentiel.

Étape 1 : Identifiez vos principaux défis opérationnels

Avant de mettre en œuvre toute solution numérique, comprenez vos défis opérationnels actuels. Ces points de friction sont les frustrations quotidiennes qui consomment du temps, agacent le personnel et nuisent à la satisfaction des patients.

Examen de domaines spécifiques

Processus de délivrance :

• Temps passé à déchiffrer les ordonnances ou à clarifier les prescriptions électroniques
• Saisie manuelle des données et erreurs de transcription
• Difficulté à localiser les médicaments dans un stock désorganisé
• Questions complexes liées aux assurances et exceptions

Gestion des stocks :

• Ruptures de stock fréquentes
• Surstockage d'articles à faible rotation, entraînant des produits périmés
• Inventaires manuels chronophages
• Difficulté à suivre les numéros de lot et les dates de péremption

Communication avec les patients :

• Volume élevé d'appels téléphoniques pour des questions simples
• Difficultés à communiquer sur l'observance thérapeutique
• Gestion des rendez-vous pour les vaccinations ou les consultations
• Absence de collecte systématique des retours des patients

Tâches administratives :

• Lourdeur de la paperasse pour la facturation et les remboursements
• Documentation pour la conformité réglementaire
• Planification et communication avec le personnel

Méthodes pour identifier les points de friction

• Brainstorming en équipe : Consacrez du temps en réunion pour que chacun liste ses frustrations quotidiennes, afin d'identifier celles qui sont récurrentes et partagées par la plupart des membres de l'équipe.
  
  
• Observation directe : Observez les flux de travail pour repérer les points de tension.
  
  
• Feedback des patients : Des enquêtes simples peuvent révéler les problèmes rencontrés par les patients.
  
  
• Suivi du temps : Mesurez le temps réellement consacré aux tâches problématiques.

En identifiant d'abord ces défis potentiels, vous identifiez également les opportunités où la technologie en pharmacie peut faire une réelle différence.

Étape 2 : Définissez vos priorités en fixant des objectifs clairs

N'essayez pas de tout résoudre en même temps. Sélectionnez un ou deux domaines clés où les solutions numériques offrent l'amélioration la plus significative avec un effort et un investissement raisonnables. Vous pourrez ensuite vous attaquer aux autres.

Méthodes simples de priorisation

Pour chaque point de friction, évaluez :

• L'impact : Quelle serait l'ampleur de l'amélioration ? (temps gagné, réduction des erreurs, satisfaction des patients)
• L'effort : Quel serait le niveau de complexité, de coût ou de temps nécessaire à la mise en œuvre ?

Concentrez-vous sur les solutions à fort impact et à effort faible ou modéré : les gains rapides (quick wins).

Fixer des objectifs SMART

Voici un exemple pour différents objectifs.

• Spécifique : Mettre en place des SMS automatisés pour notifier que les ordonnances sont prêtes.
• Mesurable : Réduire de 30 % les appels concernant la disponibilité des ordonnances en trois mois (fixez ensuite le chiffre précis à atteindre).
• Atteignable : Numériser les formulaires de consentement à la vaccination en deux mois.
• Relevant : En accord avec les objectifs de la pharmacie et la vision Pharmacie 2030 du GPUE.
• Temporellement défini : Des échéances claires pour la réalisation et un aperçu des étapes clés.

Pour la technique complète des objectifs SMART, vous pouvez consulter notre feuille de route gratuite vers la Pharmacie 2030.

Étape 3 : Commencez simplement et à petite échelle

Débutez avec des solutions simples et percutantes qui renforceront la confiance de l'équipe et démontreront leur valeur pour les patients et le personnel.

Premières étapes pratiques

Demandes de renouvellement en ligne :

• Réduit les interruptions téléphoniques et fluidifie les processus de renouvellement.
• Les patients demandent leurs renouvellements via un site web, une application ou un e-mail sécurisé.

Avantages : Le personnel est plus concentré sur les patients en officine et consacre moins de temps aux tâches administratives.

Réponse téléphonique automatisée :

• Réduit le temps passé à répondre aux appels téléphoniques

• Les patients peuvent joindre le pharmacien pour les urgences, mais reçoivent une réponse automatisée pour les questions simples sur les heures d'ouverture ou la disponibilité d'un médicament.

Avantages : Le personnel est plus concentré sur les patients en officine et consacre moins de temps aux tâches administratives.

Outils de communication avec les patients :

Messages automatisés par SMS, e-mail ou via une application pour :

• Les notifications d'ordonnances prêtes
• Les rappels de renouvellement de médicaments
• Les rappels de rendez-vous
• Les informations sur les campagnes de santé (ex. : communication de masse pour la vaccination)
• Les suivis

Avantages : Service patient amélioré, meilleure observance, réduction des oublis de passage.

Optimisez votre Système de Gestion d'Officine (SGO) existant :

Explorez les fonctionnalités sous-utilisées de votre SGO :

• Rapports et analyses pour les décisions commerciales
• Capacités d'intégration avec d'autres systèmes
• Demandez une formation ou un audit d'utilisation à votre fournisseur de SGO

Avantages : Meilleure vue d'ensemble des prochaines étapes possibles et utilisation maximale de ce pour quoi vous payez, menant à une pleine efficacité avec vos outils existants.

Choisir les bons outils

Considérations clés pour les pharmaciens belges:

Intégration avec les systèmes existants :

• Les nouveaux outils doivent pouvoir se connecter à votre SGO et aux systèmes eHealth belges.
• Demandez aux fournisseurs des informations sur la disponibilité des API et les intégrations réussies dans des pharmacies belges.

Facilité d'utilisation :

• Demandez des démonstrations.
• Impliquez votre équipe dans les tests.
• Assurez-vous que les interfaces sont intuitives pour les tâches quotidiennes.

Exigences de conformité :

• Confirmation explicite de la conformité au RGPD.
• Chiffrement des données et hébergement dans l'UE.
• Alignement avec les normes des autorités sanitaires belges.

Support du fournisseur :

• Formation complète dans des formats adaptés.
• Canaux de support fiables et horaires étendus (pouvez-vous les contacter par e-mail et par téléphone en cas d'urgence ?).
• Solide réputation et références d'autres pharmacies belges.

Coût et retour sur investissement (RSI) :

• Considérez le coût total de possession (S'agit-il uniquement du nouvel outil ou d'autres achats nécessaires pour l'adapter ? Pensez sur le long terme).
• Quantifiez les avantages attendus (temps gagné, erreurs réduites, revenus accrus).
• Concentrez-vous sur la valeur plutôt que sur le prix initial (Gagnez-vous de l'argent sur le long terme ?).

Obtenir l'adhésion de l'équipe

La transformation numérique consiste fondamentalement à changer la façon dont les gens travaillent. L'adhésion de l'équipe est essentielle au succès de la mise en œuvre numérique et justifie l'investissement.

Étapes essentielles

Communiquez le « Pourquoi » :

• Expliquez clairement les avantages pour le personnel et les patients.
• Liez les changements à des objectifs plus larges comme la sécurité des patients et la vision Pharmacie 2030.

Impliquez votre équipe :

• Incluez les membres de l'équipe dans l'évaluation et la sélection des outils.

Fournissez une formation complète :

• Planifiez une formation initiale, des suivis et des ressources d'apprentissage continu (souvent proposées par le fournisseur).
• Utilisez divers styles de formation : sessions avec le fournisseur, mentorat par les pairs, tutoriels en ligne ou webinaires.

Célébrez les petites victoires :

• Commencez par des implémentations simples.
• Reconnaissez et partagez les succès pour créer une dynamique positive et encourager les gens à aller plus loin.

Passer à une réflexion stratégique

Les premières étapes créent une dynamique, mais le succès à long terme exige une stratégie globale alignée sur la vision Pharmacie 2030 du GPUE.

Éléments stratégiques

• Vision à long terme : Définissez l'avenir numérique de votre pharmacie.
• Planification de l'interopérabilité : Assurez-vous que les systèmes se connectent de manière sécurisée.
• Priorisation des investissements : Prenez des décisions éclairées sur l'allocation des ressources.
• Mesure des progrès : Suivez les indicateurs de performance clés (KPI) qui reflètent les objectifs stratégiques.
• Adaptation future : Préparez-vous aux technologies émergentes et aux nouvelles attentes des patients.

Une approche stratégique transforme des solutions isolées en un écosystème numérique intégré qui soutient le succès à long terme de votre pharmacie et son rôle dans la santé de la communauté.

Conclusion

La transformation numérique n'exige pas une refonte complète et intimidante. Commencez par identifier les défis opérationnels, fixez des objectifs ciblés, mettez en œuvre des outils simples et impliquez votre équipe. La transformation numérique est un parcours continu d'apprentissage, d'adaptation et d'innovation. Commencez petit, mais pensez toujours de manière stratégique.

Vos patients attendent des soins plus accessibles et personnalisés. Votre profession s'oriente résolument vers un avenir clinique et connecté numériquement. Il est maintenant temps de mener ce changement.

Téléchargez notre guide gratuit, Votre itinéraire vers la Pharmacie 2030, et commencez à transformer la vision en action, un pilier stratégique à la fois.