Digitale vernieuwing speelt in elke sector een rol, en de apotheek vormt daarop geen uitzondering. Voor veel Belgische apothekers kan dit intimiderend klinken. Toch is het een noodzakelijke evolutie: technologie integreren in de apotheek is geen modewoord, maar een middel om echt efficiënter te werken, betere patiëntenzorg te bieden en duurzaam te blijven functioneren.

De verwachtingen van patiënten veranderen. Zij zijn digitale toegankelijkheid gewend en verwachten hetzelfde van hun zorgverleners – inclusief hun vertrouwde apotheker. Deze verschuiving, gecombineerd met de nood aan geïntegreerde zorg, maakt digitale verandering geen optie meer, maar een noodzaak.

Deze strategische adoptie is een hoeksteen van de PGEU Pharmacy 2030-visie, in het bijzonder de digitale pijler. Voor Belgische apotheken betekent dit: digitale innovatie benutten om in te spelen op veranderende patiëntbehoeften, werkprocessen optimaliseren en de rol van de apotheek als zorgknooppunt versterken.

Stap 1: Identificieer uw grootste workflow-pijnpunten

Voor u digitale oplossingen invoert, is het essentieel dat u eerst uw operationele uitdagingen begrijpt. Dit zijn de dagelijkse frustraties die tijd kosten, het team demotiveren en de tevredenheid van patiënten aantasten.

Onderzoek specifieke domeinen

Afleveringsproces:

• Tijdverlies door onduidelijke of foutieve voorschriften
  
  
• Handmatige gegensinover en overschrijffouten
  
  
• Geneesmiddelen zoeken in een ongeorganiseerde voorraad
  
  
• Complexe terugbetalings- of verzekeringsvragen

Voorraadbeheer:

• Geregeld tekorten op essentiële producten

• Overschotten van traag roterende producten die vervallen

• Tijdrovende manuele tellingen

• Moeilijkheid bij het traceren van lotnummers en vervaldatums

Patiëntencommunicatie:

• Hoge telefonische belasting voor eenvoudige vragen

• Moeilijke communicatie rond therapietrouw

• Afspraakbeheer voor vaccinaties of consultaties

• Gebrek aan gestructureerde feedback van patiënten

Administratieve taken:

• Zware papierlast rond terugbetalingen

• Documentatie voor regelgeving en audits

• Personeelsplanning en interne communicatie

Methoden om pijnpunten te identificeren:

• Teambrainstorm: Laat iedereen zijn/haar frustraties oplijsten en zoek naar gedeelde knelpunten

• Directe observatie: Observeer werkprocessen en let op stressmomenten

• Patiëntenfeedback: Eenvoudige enquêtes kunnen waardevolle inzichten bieden

• Tijdregistratie: Meet hoe lang bepaalde taken écht duren

Door deze pijnpunten eerst in kaart te brengen, ontdekt u meteen waar digitale tools écht het verschil kunnen maken.

Stap 2: Bepaal wat u eerst wilt aanpakken met duidelijke doelen

Probeer niet alles tegelijk op te lossen. Kies één of twee domeinen waar digitale oplossingen met relatief weinig moeite veel impact kunnen hebben. Daarna kunt u andere gebieden aanpakken.

Envoudige prioriteringsmethode

Bekijk elk pijnpunt op basis van:

• Impact: Hoeveel tijd bespaart u? Verlaagt u de foutenlast? Verhoogt het de patiënttevredenheid?

• Inspanning: Hoe complex, duur of tijdrovend is de invoering?

Focus op oplossingen met hoge impact en lage tot matige inspanning – snelle winsten dus.

Stel SMART-doelen op

Voorbeelden van doelstellingen:

• Specifiek: Geautomatiseerde sms voor “voorschrift klaar”-meldingen

• Meetbaar: Verminderen van telefoontjes hierover met 30% binnen drie maanden

• Acceptabel: Digitaliseren van toestemmingsformulieren voor vaccinaties binnen twee maanden

• Relevant: Sluit aan bij uw visie én bij de PGEU 2030-doelstellingen

• Tijdgebonden: Stel duidelijke deadlines en tussentijdse mijlpalen

Voor de volledige SMART-techniek kun je onze gids “Pharmacy 2030” raadplegen. 

Stap 3: Begin klein en eenvoudig

Start met haalbare, impactvolle oplossingen. Zo bouwt u vertrouwen op bij uw team én toont u patiënten dat u meegroeit.

Praktische eerste stappen

Online herhaalvoorschriften aanvragen:

• Efficiënter proces, minder telefoontjes

• Patiënten kunnen via website, app of beveiligde e-mail aanvragen

Voordelen: Minder telefoonverkeer, 24/7 toegankelijkheid, betere planning

Automatisch telefoonsysteem

• Vermindert de tijd die besteed wordt aan het beantwoorden van telefoongesprekken.

• Patiënten kunnen de apotheker bereiken voor spoedgevallen, maar krijgen een automatisch antwoord op eenvoudige vragen over openingsuren of de beschikbaarheid van medicatie.

Voordelen: Medewerkers kunnen zich beter richten op de patiënten in de apotheek en besteden minder tijd aan administratieve taken.

Patëntencommunicatie automatiseren:

Via sms, e-mail of app:

• Meldingen bij klaarstaande voorschriften

• Herinneringen voor herhaalmedicatie

• Afsprakennotificaties

• Informatie over gezondheidscampagnes

• Opvolging na consultatie

Voordelen: Betere service, hogere therapietrouw, minder gemiste afhalingen 

Optimaliseer uw huidige apotheeksoftware (PMS):

Onderzoek onderbenutte functies: 

• Rapporten & analyses voor betere beslissingen 

• Koppelingen met andere systemen

•  Audit of opleiding aanvragen bij je softwareleverancier

Voordelen: U haalt meer uit uw bestaande systeem én ontdekt uw volgende digitale stappen.

De juiste tools kiezen

Belangrijke aandachtspunten voor Belgische apotheken

• Integratie: Compatibel met PMS en Belgische eGezondheidssystemen (vraag naar API’s en Belgische referenties)

• Gebruiksgemak: Vraag demo’s aan, betrek uw team en kies voor intuïtieve interfaces

• Wettelijke vereisten: Volledige GDPR-compliance, veilige opslag in EU, naleving van Belgische normen

• Ondersteuning: Goede helpdesk, duidelijke opleiding, ervaring met Belgische apotheken

• Kosten & ROI: Kijk verder dan aankoopprijs: focus op totale waarde op lange termijn

Uw team meekrijgen

Digitale transformatie draait niet enkel om technologie – het draait om mensen. Zonder de betrokkenheid van uw team blijft het een investering zonder rendement.

Essentiële stappen:

Leg het ‘waarom’ uit:

• Duidelijke voordelen voor team én patiënt
  
  
• Koppel het aan grotere doelen zoals patiëntveiligheid en 2030-visie

Betrek uw team:

• Betrek hen bij keuze en testfase van tools

Zorg voor opleiding:

• Bied initiële training, herhalingen en leermiddelen (meestal door leverancier)
  
  
• Gebruik verschillende vormen: workshops, collega’s die elkaar opleiden, webinars

Vier kleine successen:

• Start met eenvoudige oplossingen
  
  
• Erken en deel resultaten: zo bouwt u motivatie en draagvlak op

Naar strategisch denken evolueren

De eerste stappen zorgen voor momentum, maar duurzaam succes vraagt een langetermijnstrategie die aansluit op Pharmacy 2030.

Strategie-elementen

• Visie: Wat wilt u op termijn bereiken met digitalisering?
  
  
• Interoperabiliteit: Zorg dat uw systemen goed en veilig samenwerken
  
  
• Investeringen: Maak weloverwogen keuzes
  
  
• Metingen: Volg de juiste KPI’s
  
  
• Vooruitkijken: Bereid u voor op nieuwe technologieën en verwachtingen

Een strategische aanpak verandert losse oplossingen in een geïntegreerd ecosysteem dat uw apotheek én uw rol in de gezondheidszorg versterkt.

Conclusie

Digitale transformatie vraagt geen allesomvattende vernieuwing. Begin met het herkennen van uw werkpunten, stel duidelijke doelen, start met eenvoudige oplossingen en neem uw team mee. Het is een doorlopend traject van leren, aanpassen en vernieuwen.

Uw patiënten verwachten meer toegankelijke en gepersonaliseerde zorg. Uw beroep evolueert resoluut naar een klinische, digitaal verbonden toekomst. Dit is het moment om die verandering te leiden.

Download onze gratis gids, Jouw route naar Apotheek 2030, en begin met het omzetten van visie in actie, één strategische pijler tegelijk.